Veel organisaties hebben behoefte aan HR-software die ervoor zorgt dat al je processen digitaal, efficiënt en zorgeloos verlopen. Dat is natuurlijk al langer een trend, maar de ontwikkelingen van afgelopen periode hebben nog meer laten zien dat het hier niet alleen gaat over de administratieve afhandeling van bijvoorbeeld een indiensttreding. Het gaat ook om de volgende vraag: hoe kun je HR-software inzetten om een nieuwe medewerker zich nóg beter thuis te laten voelen in jouw organisatie? 

Van sollicitatie tot de eerste werkdag 

Hoera, er is een geschikte kandidaat gevonden om in jouw organisatie te starten! Nu moet er van alles gebeuren; er moet een arbeidsovereenkomst gemaakt worden door HR, ICT moet aan de slag om zaken als een laptop en een werkplek in te regelen, er moet een welkomstpakketje besteld worden, de nieuwe collega moet een aantal documenten ondertekenen… Je verliest je al snel in allerhande Excellijstjes, veel afstemming via e-mails en telefoontjes. Een heleboel taken die ‘moeten’. En de sollicitant? Die is in afwachting tot het papieren pakketje zijn of haar kant op komt om te tekenen. Verdere introductie vindt pas plaats op de eerste werkdag.  

Hoe het ook kan 

Eén proces, waarin alle taken voor een soepele afhandeling van de indiensttreding automatisch verlopen zonder ergens iets dubbel in te hoeven voeren.  

In Daywize Cloud vindt de indiensttreding plaats op basis van een flexibele workflow, die precies op jouw organisatie aangepast kan worden. Natuurlijk kun je ook kiezen voor het basisproces, standaard zit daar onder andere het aanmaken van contracttemplates, de digitale ondertekening, het automatisch opslaan van bijlagen in het personeelsdossier, en de export naar het salarissysteem in.

Naast de afhandeling van het ‘administratieve’, krijgt de nieuwe collega in Daywize Cloud al toegang tot het onboarding gedeelte. In dit overzicht, toegankelijk vanaf laptop of mobiel, is dan al te zien wie bijvoorbeeld je nieuwe collega’s op de afdeling worden. Je kunt het personeelshandboek inzien, of misschien al wel de jaarkalender. Ook kun je alvast een kijkje nemen op je nieuwe werkplek door een virtuele rondleiding te volgen. Je ziet verder al wie je buddy en je manager gaan worden, en wanneer deze contact met je zullen opnemen. Daarnaast kun je vast de introductietraining volgen.. Als organisatie bepaal je zelf welke onboardingsacties open gezet worden voor de nieuwe collega. Zo kan deze goed voorbereid aan zijn/haar baan beginnen!  

Aandacht voor de nieuwe collega!

We weten ook wel dat een nieuwe collega erg nieuwsgierig zal zijn naar hoe de koffie in het echt is, naar of de bureaustoel lekker zal zitten, en dat je graag elkaar in het echt ontmoet tijdens de vrijdagmiddagborrel. Maar door bovenstaande digitale onboarding kan de nieuwe medewerker al beter kennismaken met jouw organisatie! Het administratieve proces wordt bijzaak, en de aandacht voor de nieuwe collega staat bovenaan.  

Nieuwsgierig naar een online implementatieproces? Lees er in deze blog meer over!

Deel dit artikel: