Start van het traject

Een papieren tijger. Werkverschaffing. Een administratieve rompslomp en zeker niet bedoeld voor kleinere bedrijven. Zomaar een greep uit de meningen en teksten die rondgaan als redenen om vooral geen certificeringstraject voor de ISO 9001 te starten.

Bij Daywize besloten we dat we deze stap wél wilden zetten. Een beslissing als deze maken we binnen onze organisatie met zijn allen; we werken immers holacratisch (lees meer over deze werkwijze in deze blog). Dat betekent niet dat we niet huiverig waren; zo’n certificaat, is dat nu echt wel nodig? Betekent het echt zoveel administratie? En wij zijn toch flexibel, innovatief en transparant, past dit wel bij ons? We zagen echter ook de voordelen; de commerciële waarde van dit ‘stempel’, maar ook: kwaliteitsmanagement als onderbouwing voor het behalen van onze bedrijfsdoelen. Want ook dit is holacratie; continue op zoek naar verbeteringen in onszelf, ons product en onze bedrijfsprocessen.

Het proces

De beslissing werd gemaakt, we gaan voor de ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en meteen ook voor de ISO 27001 (informatiebeveiliging). De rollen werden verdeeld. De actielijsten opgesteld. De zoektocht naar hoe dit ‘administratieve varkentje’ gewassen ging worden werd gestart. Dat resulteerde in de aanschaf van een kwaliteitsmanagementsysteem (leuk woord voor galgje om te spelen met de kinderen, in deze tijden van lockdown). Dat resulteerde in elkaar af en toe achter de broek aan zitten. Maar het resulteerde ook in een belangrijke realisatie: eigenlijk voldeden we al aan een heleboel aspecten uit de certificering! Gaandeweg hebben we, soms hand in hand met de ISO norm, onze bestaande processen vastgelegd. Aandachtspunten werden verbeterpunten, verbeterpunten werden oplossingen. Soms kwamen deze vanuit de ISO norm, maar veel vaker bedenkt een rolhouder (zie ook weer het stuk over holacratie) zelf hoe zijn of haar eigen werk nog slimmer en efficiënter kan. Ook komt er input van onze klanten, door de korte lijnen via onze support-tool en snelle manier van ontwikkelen via sprints, kunnen goede ideeën snel in de software worden opgenomen. Door de ISO certificering te doorlopen kunnen we dit nu vastleggen, het monitoren, en er actief op sturen binnen onze eigen processen.

De audits

De externe audit was als vanzelfsprekend spannend. We waren al gedurende lange tijd bezig met de voorbereidingen, door interne audits en het inrichten van het KMS. Deze dagen waren intensief, maar ook heel goed voor ons als team. Iedereen draagt namelijk zijn haar/deel bij, in mijn ogen een onmisbare factor voor het wel of niet slagen van een dergelijk traject. En ook de auditoren vonden het volgens mij wel eens leuk om een organisatie zonder managers, hiërarchie of vaste functies te auditen.

Ja, het was soms veel werk. Ja, soms wilden we er weleens mee stoppen. Maar: ook een kleinere organisatie als Daywize heeft enorm veel aan dit traject. We hebben veel geleerd, hebben nu een gezond opererend kwaliteitssysteem, we hebben bepaalde zaken nóg beter kunnen regelen. Extra commerciële successen zijn hierdoor bijna bijzaak geworden 😉

We zijn trots op het behalen van beide certificaten!

Deel dit artikel: