Op dinsdag 26 mei 2020 klapte ik na de lunch mijn laptop open. Die middag had ik een Kick-off gepland staan bij een van onze nieuwe klanten: CROP Accountants en Adviseurs. Kick-offs vind ik altijd leuk; het is voor mij vaak de eerste kennismaking met de nieuwe organisatie. Het salestraject is afgesloten en de klant is aan mij, de implementatieconsultant, overgedragen. Ik verdiep me in de klant; wat voor een organisatie is het? Wie werken er? Welke Daywize functionaliteiten gaan ze gebruiken?

 

De Kick-off

Normaal gesproken staat in zo’n eerste sessie de kennismaking centraal. Kennismaking tussen mij en het projectteam, tussen het projectteam en Daywize Cloud als product, en tussen mij en de nieuwe organisatie, haar processen en wensen. Ik nam me voor om deze blog te schrijven zonder het c-woord te noemen. Maar corona zorgde ervoor dat dit traject helemaal op een andere manier zou verlopen. Online sessies, elkaar niet live ontmoeten, niet even over de schouders mee kunnen kijken. Dingen die je normaal aanvoelt – de sfeer die in het pand hangt, of iedereen je uitleg begrijpt, maar ook wat er tussen de regels door gezegd wordt – moet je missen. Een beetje alsof je de implementatie met een zintuig minder moet doen. Dat vond ik best spannend!

 

De Implementatie

We planden daarom vooruit. Kortere sessies, de onderwerpen vooraf bekend, waarbij alle betrokkenen uit het projectteam uitgenodigd werden in MS Teams. Op zich geen groot verschil met een pre-corona implementatie, op het Teams stukje na dan. Het bleek ook voordelen te hebben; zo is de vergaderruimte altijd vrij! Door het werken met gedeelde schermen zit je samen letterlijk altijd op dezelfde pagina. En er kan niet, zoals in een kantoor, een collega binnenvallen met een vraag die echt even tussendoor moet. We leerden later dat dat natuurlijk wel weer kan door aanbellende pakketbezorgers…

De dinsdagmiddag werd een vast moment. Een aantal weken op rij ontmoetten we elkaar online en doorliepen we de module in Daywize Cloud die voor deze dag op de agenda stond. Voorafgaand aan een implementatieworkshop zette ik bijvoorbeeld de indienst module klaar, op basis van het tijdens de Kick-off doorgenomen intakeformulier. Gedurende zo’n implementatiesessie leg ik dan uit hoe dit proces werkt, testen we samen de workflows, en finetunen we bepaalde stappen zodat deze aansluiten op het indienst- en onboardingproces van de organisatie. Na de sessie nemen we het ‘huiswerk’ voor beide partijen door, zodat we de verwachtingen voor de volgende sessie helder houden.

 

De Livegang

Bij Daywize gaan we er vanuit dat software de mens moet dienen, en zo kijken we dan ook tegen de processen aan. Wat slimmer kan doen we slimmer, ook als dat soms betekent dat je niet de inrichting aanpast op het bestaande proces, maar juist het proces aanpast op de best practice vanuit Daywize Cloud, en daarmee je gedrag en/of werkwijze aan moet passen.

Het was een heel leuk traject en de zoektocht hierin naar slimme automatisering, het meebewegen van een hele organisatie naar een nieuw HR systeem, het opleiden van nieuwe Daywize Cloud beheerders en dit allemaal volledig op afstand voor elkaar weten te krijgen, dat kan alleen maar met enthousiaste doorzetters met een flexibele en vernieuwende instelling. Onlangs is CROP feestelijk live gegaan met de HR modules, en de Talentmanagement modules zullen daarna snel volgen. Succes en veel plezier!

Deel dit artikel: