Met het aantrekken van de economie zien we dat er vanuit potentiële opdrachtgevers toenemende belangstelling bestaat over wat HR softwareleveranciers voor hen kunnen betekenen. Het traject wat volgt is vaak één groot toneelstuk.

Het selectieproces start meestal met een Request for Information (RFI) opgevolgd door een Request for Proposal (RFP). In de RFI staan naast algemene info over de organisatie, aanleiding en uitgangspunten de functionele wensen en eisen beschreven. In de RFP beschrijf je als leverancier de kosten en projectaanpak. Als je bij de laatste 3 zit wordt je uitgenodigd voor een demo en de overgebleven leverancier komt uiteindelijk tot een contract met de opdrachtgever.

Tien jaar geleden waren de pakketten van de verschillende leveranciers aardig vergelijkbaar waardoor de lijst van functionele wensen en eisen tot onderscheidende criteria leidde. De behoefte vanuit de markt en het aanbod vanuit de leveranciers zijn echter behoorlijk veranderd terwijl de veel gekopieerde selectiedocumenten en ‘wensen-en-eisen-lijstjes’ al jarenlang hetzelfde zijn. Vijf redenen waarom ik vind dat het roer om moet:

  1. Het landschap is enorm veranderd waarbij appels met peren worden vergeleken

Er zijn leveranciers die de personeelsprocessen ondersteunen met een best-of-breed strategie zoals Raet of vanuit de één systeem gedachte zoals Afas. Dan zijn er partijen zoals wij die vanuit de HR-portaal hoek komen en koppelen met verschillende salarisengines. Daywize heeft net als de nieuwe internationale spelers zoals Workday en Succesfactors veel expertmodules op hetzelfde platform ontwikkeld terwijl bijvoorbeeld andere leveranciers ook daar de best-of-breed strategie hanteren. Al deze varianten hebben consequenties op de inpasbaarheid en complexiteit van de technische infrastructuur, uniformiteit in businesslogica, het beheer van positiemanagement, flexibiliteit, gebruikersgemak en ga zo maar door. Alle varianten kunnen passen afhankelijk van de behoefte van de klant. Echter als je als organisatie uiteindelijk kiest voor Raet ‘omdat we op zoek zijn naar één geïntegreerd platform’ dan is er tijdens de selectie ergens iets niet goed gegaan.

  1. Belangrijkste doelgroep niet of nauwelijks betrokken

Voorheen was het personeelsinformatie- en salarissysteem er voor HR en de PSA. Met het betrekken van managers en medewerkers in de digitalisering van processen hebben de leveranciers van HR-systemen er een belangrijke doelgroep bijgekregen: de eindklant. Portaalleveranciers nemen naar mijn mening vanuit hun achtergrond de eindgebruiker meer als uitgangspunt dan de geijkte leveranciers die vanuit de payroll hoek komen. Al is het aan de eindklant om daar een oordeel over te vellen. Deze eindklant wordt echter niet of pas heel laat in het selectieproces betrokken. Terwijl het uiteindelijke gebruik van een applicatie staat of valt met de acceptatie en draagvlak onder deze ‘nieuwe’ doelgroep.

  1. Klanten onvoldoende voorbereid om een goede uitvraag te kunnen doen

Mijn stokpaardje is dat e-HRM geen doel op zich is. Dit betekent dat je als klant goed nagedacht hebt hoe processen idealiter gaan lopen en of ze nog steeds passen bij de besturingsfilosofie en doelen van de organisatie. Lees meer hierover in mijn blog e-HRM? Eerst organiseren, dan automatiseren!Daarnaast is het noodzakelijk om te weten welke informatie-uitwisseling met andere systemen moet plaatsvinden om een transparante en eerlijke offerte te kunnen krijgen. De integratiekosten zijn nu eenmaal afhankelijk van de gewenste breedte en diepte van de te realiseren koppelingen.

  1. Leveranciers zijn niet eerlijk

Het aanschaffen van een HR-systeem is vergelijkbaar met het boeken van een vakantie een aantal jaren geleden: je koos voor een mooie aanbieding, maar uiteindelijk was je 2x zo duur uit door alle bijkomende kosten. Dit komt aan de ene kant omdat klanten onvoldoende voorbereid zijn zoals in punt 3 toegelicht. Aan de andere kant zijn veel leveranciers onduidelijk over extra kosten. We hebben daarnaast tot onze verbazing mogen ervaren dat het gebruikelijk is dat leveranciers alle vragen uit een RFI en RFP positief beantwoorden ook als functionaliteiten (nog) niet ondersteund worden. Als relatieve nieuwkomer word je bijna gedwongen om hier aan mee te doen om überhaupt aan tafel te komen.

  1. Selectiecriteria weinig duurzaam

In de tweede helft van 2011 werd ik geboeid door een tweetal berichten: in augustus van dat jaar werd Raet voor 400 miljoen euro van de ene investeringsmaatschappij overgenomen door een andere investeringsmaatschappij, in december 2011 kocht SAP clouddienst Successfactors voor 3,4 miljard dollar. Als ondernemer word ik altijd getriggerd door dit soort bedragen. En reken op de achterkant van een viltje uit hoeveel marge een kopende partij in de toekomst moet maken op haar klanten om dit geld weer terug te verdienen. Waarbij het geen geheim is dat bij dit soort investeerders / bedrijven aandeelhouderswaarde belangrijker is dan toegevoegde waarde voor de klant.

Als ik dit afzet tegen onze bedrijfsfilosofie: als Daywize stoppen wij – evenals veel andere nieuwkomers – elke verdiende euro terug in ons product om elke dag opnieuw te bewijzen dat we een betere prijs / kwaliteit bieden dan de gevestigde orde. Met een moderner en innovatiever concept dat beter aansluit bij de behoefte uit de markt. Wij nemen genoegen met een normale marge waarmee continuïteit en productinnovatie gewaarborgd zijn. Echter in veel selectietrajecten en aanbestedingen worden dusdanige eisen aan de leverancier gesteld dat het bijna onmogelijk is om je als nieuwkomer te kwalificeren.

Wat is het gevolg?

Het gevolg is dat veel organisaties na hun selectie elke keer uit blijven komen bij het kleine clubje geijkte leveranciers met onnodig dure software die onvoldoende aansluit bij de behoeften van managers en medewerkers.

Deel dit artikel: