Declaraties: leuker kunnen we het niet maken…
Het invoeren van declaraties wordt vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Het moet (ook voor jezelf natuurlijk), maar het is niet leuk om te doen. Dan zou het wel mooi zijn wanneer het systeem waarin je je declaraties moet registreren het jou zo gemakkelijk mogelijk maakt.

Administratief proces
Bij veel organisaties worden declaraties ingevoerd in het financiële of salarissysteem. Er zijn echter ook veel organisaties waarbij dit in het HR-systeem wordt gedaan. Dat heeft in algemene zin als voordeel dat de invoer gebruikersvriendelijker is en wat minder administratief-technisch van aard, waardoor het beter aansluit bij de belevingswereld van de gebruiker.

Gebruikersvriendelijk
Daywize Cloud biedt ook de mogelijkheid om declaraties in te voeren. Omdat wij medewerker en manager als uitgangspunt nemen bij de ontwikkeling van onze functionaliteit en het ontwerp van de schermen, is ook de declaratiemodule op zo’n manier opgebouwd dat je eenvoudig en vooral ook snel je declaraties kunt invoeren. In tegenstelling tot andere systemen hebben we niet geprobeerd om MS Excel na te bouwen. Wat we wel hebben ontwikkeld is gebaseerd op de input van onze gebruikers.

Vanzelfsprekend kan een declaratie stap voor stap worden geregistreerd. Je kiest bijvoorbeeld voor een dienstreis met de auto, je voert de adresgegevens in van de vertreklocatie en de bestemming, je geeft aan of het een retourreis betreft en of er rekening gehouden moet worden met je woon-/werkkilometers. Via de koppeling met Locatienet worden vervolgens automatisch de kilometers berekend en kan de declaratie worden ingediend. Bij onkostendeclaraties kun je uiteraard een digitale bon bijvoegen. Mooi, maar nog niet handig genoeg.

Bij één van onze klanten, werkzaam in de zorg, werken veel ambulante hulpverleners. Zij reizen dagelijks naar meerdere cliënten voor thuisbezoeken en waren daarom ook best veel tijd kwijt met het invoeren van hun reiskostendeclaraties. Dat moest makkelijker kunnen.

Input van gebruikers
We hebben een interactieve sessie georganiseerd met een aantal van de eindgebruikers. Op basis van hun input hebben we de declaratiemodule uitgebreid met zogenaamde favorieten: gebruikers (of de functioneel beheerder) definiëren eenmalig de instellingen voor veelvoorkomende declaraties. Dat kan elk type declaratie zijn. Die slaan ze op onder een eigen naam, zodat ze die later eenvoudig weer kunnen aanroepen. Daarnaast kunnen ze een lijst bijhouden van adressen die veelvuldig bij de declaraties worden ingevoerd. Deze kunnen ook via Excel worden geïmporteerd.

Vervolgens is het een kwestie van selecteren van je favoriete declaratietype en eventueel de vertrek- en bestemmingsadressen uit de keuzelijst. In drie klikken is daarmee je volledige declaratie ingevoerd!

Daarmee is het invoeren van declaraties in ieder geval een stuk makkelijker geworden. En misschien ook wel een beetje leuker…

Meer info?
Kijk hier voor meer informatie over de functionaliteit van de module Declaraties.

Deel dit artikel: